働き方改革関連法の施行にともなって残業時間に上限が設定され、守らなければ罰則が科せられる時代になってきました。効率的に仕事を進めていくことが今まで以上に求められています。
働き手にとっても、不必要な作業は削減して時間を有効活用し、やるべきことを効率的に行いたいという思いは同じです。電話やDM、訪問先としての企業リスト作成を手作業で行う場合、多大な時間と労力がかかります。
本記事ではリストの作成を自動で行うリスト作成ツールについて説明し、導入のメリットや選び方をご紹介します。
リスト作成ツールとは
リスト作成ツールとは、各種WEBサイトや企業ホームページから企業情報（名称／住所／電話／FAX／URLなど）をリアルタイムに自動収集できるツールのことです。独自の企業情報データベースをリスト抽出元として提供している会社もあります。 業種やエリア、業績、従業員数、さらにもっと細かな検索条件を指定して、リストを作成することも可能です。提供形態は、クラウド型や導入企業に合わせて開発するものなど様々ですが、いずれもスピーディーにリストが作成されるため作業効率が大幅に上がります。 サポートやアフターフォローが充実し、より効果的な検索条件のアドバイスや顧客分析などを提供している会社もあります。無料のお試し版を用意している会社もあり、実際の使いやすさを把握する上で役立ちます。
笹田裕嗣
リスト作成ツールは営業先確保ツールです。営業活動、特に新規開拓において、営業先の確保は必須です、100件の受注を目指す時、成約率10%であれば、1000件の営業先が必要です。量の確保は目標達成には不可欠です。リスト作成ツールは、まだニーズや見込みがあるか、はまだわかりません。しかし、その可能性の高い相手を一定の基準に沿った相手のみを、営業に必要な情報とセットで集めることができるツールです。
リスト作成ツールを導入するメリット
各担当者がターゲット企業を定め、ホームページや掲載サイトなどから必要情報を手作業でリスト化する場合、膨大な時間と手間がかかります。 そこで、リスト作成ツールを導入することによって、大量のターゲット企業の情報を一括してすばやく得ることが可能になります。ツールによってはリストの自動更新機能がついたものもあり、連絡先変更などの見落としを防ぐことができます。 ここでは２つの観点から、リスト作成ツールの導入メリットをより詳しく見ていきます。営業活動をスムーズに行うことができる
手作業でのリスト作成に費やす時間が少なくなれば、注力したい業務に力を注ぐことができます。リストの補強（サイト上にメールアドレス等の情報がなくても、自社データベースなどから該当情報を抽出しリストに加えること）ができる機能や、重複登録を防ぐ機能を備えているものもあります。 既存の顧客管理システムと連携して組み込めるものが多いので、移行にあたって不便さを感じることは少ないでしょう。データをExcelファイルに出力できるものもあるため、例えばDMなどを送付したい場合にWordの差し込み印刷機能を使い、宛名ラベルを容易に印刷することが可能になります。 リスト作成ツールを使うことで、精度が高く営業活動に役立つリストを時間や手間をかけずに手に入れることができます。確度の高い見込み客にアプローチできる
リスト作成ツールは様々な検索条件でデータを抽出できることから、どういった企業が顧客になり、受注率が高いかといった分析も容易です。仮説を立ててターゲットを選ぶなど、新規顧客開拓を行う上でも鮮度や精度が高いリストがあれば役立ちます。 何より、手作業でのリスト作成時間を大きく削減できることで、営業戦略を立てる時間を捻出できます。チームで動く場合にも、どのメンバーがどういったデータをダウンロードしているのかを把握できるものもあり、ターゲット先が重複することなく効率的にアプローチできます。
笹田裕嗣
リスト作成ツールのメリットは、営業時間確保です。過去私も手動でリストアップをしていました。100件のリスト確保に1日掛かっていた時もあります。しかもその情報を多面的な情報ではなく、1つの媒体に掲載されている情報をExcelに置き換えるだけの作業でした。しかし、リストアップツールは情報の取得元が複数のものもあります。必要条件に合わせて、最短で数分で営業先が確保できることは最大のメリットです。
リスト作成ツール選びのポイント
リスト作成ツールは無料・有料のどちらも多く普及しています。機能についても、リスト作成だけのシンプルなものからデータ集計や顧客分析などの機能がついたものまで、様々なタイプが存在します。 せっかくリストを作成しても、データが古くて連絡が取れなかったり、情報元のデータが不正確で営業活動に役立たなかったり、行いたい検索の切り口や軸でリスト化できなかったりすれば意味がありません。以下4つの観点からリスト作成ツール選びのポイントを説明します。最新の情報が揃っているか
変化と競争の激しい時代の中で効果的に営業活動を行うには、鮮度の高い情報をスピーディーに得ることが重要です。そのため、多くのリスト作成ツールは最新の情報を提供することに注力しており、クローラー（サイトを自動巡回する技術）だけでなく、既にリスト化されたデータの自動更新を行うものもあります。 さらに、目視でのクリーニングや電話疎通確認など、より鮮度と精度を上げる工夫を行うリスト作成ツールもあります。収集データの情報元が明確か
リスト作成ツールは、数多くのポータルサイトや企業ホームページを参照してデータを収集します。有料の情報サイトを収集元としている契約プランもあります。 その他、独自のデータベースを抽出元としているリスト作成ツールもあります。リストの情報元を明確にしておけば、仮に顧客から連絡先の入手方法について問われた場合でもしっかり答えられます。 リスト作成ツールを選ぶ際は、情報元が明確かどうかを確認することはもちろん、収集で使用する媒体の種類や数、収集件数などによって費用も変わるため、費用対効果を見ながら選定すると良いでしょう。細かい検索条件で絞り込めるか
リスト作成ツールによっても、それぞれのプランによっても、絞り込み検索できる項目は異なります。業種やエリア、キーワード検索だけでなく、従業員数、年商、資本金、設立年数といった絞り込み検索ができるものもあります。 例えば、設立年数であれば「設立3年以内」と絞り込むことによって、設立から間もない企業が抱える課題にアプローチできるなど、より具体的な提案に結びつけられます。独自のデータベースを抽出元にしている会社の場合は、事業キーワード、商品名、エキスポに出店した企業など、独自に検索の切り口を用意していることも珍しくありません。無料トライアルができるか
収集件数や検索条件、抽出元のサイト数などが制限されますが、無料トライアルを提供している会社も多く、実際の使用感を試す上で役立ちます。せっかく導入しても使い勝手が悪かったり、あるいはリストとして情報が足りなかったりすれば意味がありません。 また、実際に使ってみることで、一般的なクラウドサービスを利用 すべきなのか、自社独自のリスト作成ツールを開発してもらうべきなのか、サポートやアフターフォローがもっと充実したところを選ぶべきなのか、といった判断にも役立ちます。
笹田裕嗣
リストツールを選ぶ上で大事にして欲しいことは、データ取得元です。データの取得元がどこか、いつ取得しているか、どういった内容が取得できるか、ここは必須で確認すべきです。リストにおいて「精度」「鮮度」は、営業成績に大きな影響を与えます。また情報価値を上げる視点として、複数媒体の情報を取得していれば多面的に相手のことを捉えることができます。数よりも、受注・売上への貢献度でリストツールは比較すべきです。