データの抽出や分析の際に重宝されるリスト作成ツールですが、抽出以外の機能が分からず上手く活用しきれていないことがあります。リスト作成ツールの機能をしっかり使いこなせれば、今以上に時間や手間、コストの削減ができ、最終的に利益にも繋がっていきます。
その為、リスト作成ツールの基本的な機能を3つご紹介します。
基本的な３つの機能
1つ目は、WEB上から抽出条件に当てはまる企業のデータを収集しリスト化するという、もっとも基本的な機能です。抽出時に業種や地域などを条件として設定し、その条件に合う企業のみを収集してくれます。
抽出された企業名や電話番号、メールアドレスなどの情報を活用し、主にDMやテレアポなどの営業リストを作成する時に使用される機能です。
2つ目に、抽出したデータをエクセルファイルなどに出力する機能です。抽出したデータをエクセルファイルに出力することで、会議やミーティングなど紙面で情報が欲しい時に役立ちます。
3つ目は、収集した情報の分析や管理が出来る事です。絞り込み機能を使って、抽出したデータを特定の情報毎に絞り込んで情報の管理をしたり、分析をしたりできます。
収集した情報を分析することで見えてくることや、活かせることがありますので、是非活用しましょう。以上が、リスト作成ツールの最も基本的な機能となります。
この他にも、よくついている主な機能が4つあります。全てのリスト作成ツールに備わっている機能ではありませんが、導入する際の参考となります。
その他４つの機能
1つ目に重複データの削除機能です。条件を変えて収集したデータでも、双方の条件に当てはまってしまった企業は重複して抽出されてしまいます。
しかし、膨大な量のリストの中から重複したデータを探し出して消すのは至難の業であり時間も労力も無駄です。その為、データを抽出した時に重複した情報がある場合は自動的に削除される機能がついています。
またリスト作成ツールによっては削除するのではなく、情報を整理しデータを一つに集約してくれる機能のものがあります。
2つ目に、特定のWEBサイトからデータを抽出する機能です。WEB全体ではなく、あくまで特定のWEBサイトから条件に合う企業を収集し抽出したい場合に大変便利です。
3つ目は、抽出データに電話番号やメールアドレスがない場合、補填する機能です。WEB上に企業の電話番号やメールアドレスが掲載されていない場合、せっかく抽出しても電話番号などの欄が空白の状態でリストアップされてしまいます。
このような場合に、ツールによってはリスト作成ツールの提供元が保有しているデータベースへ自動的にアクセスし、該当する企業の情報を検索する機能が備わっています。保有するデータベースに該当企業の電話番号の情報があった場合は自動的に補填し、番号などが載った状態でリストアップしてくれます。
4つ目に情報の自動更新機能です。抽出したデータが常に正しい情報とは限りません。
リスト内の企業の電話番号や住所、メールアドレスなどが変わってしまうことがある為です。自動更新機能がついたリスト作成ツールであれば、一定期間ごとに設定された条件で再検索し、WEB上で新しい情報や変更事項を発見した場合、随時更新してくれる機能がついています。
その為、常に新しい情報のリストを所有することができるので、使用する度に収集と抽出をする手間と労力を省くことができます。
このようにリスト作成ツールにも様々な機能が備わっており、上手に活用できれば非常に便利です。リスト作成ツールを使用することで今まで費やしていた人件費や時間を大幅に削減することができる上、今までリスト作成に費やしていた分の時間を他の業務に充てることができ、結果として利益に繋がっていきます。